Jak przeciwdziałać niskiej frekwencji na spotkaniach

Piotr Janulek środa, grudnia 07, 2022

Kiedy prowadzisz spotkanie, zebranie czy cokolwiek innego – absencja jest czymś, czego nie da się całkowicie uniknąć. Niezależnie od tego, czy chodzi o nagłą sytuację rodzinną, chorobę, czy potrzebę dania sobie 'pauzy', aby uniknąć wypalenia, od czasu do czasu nieobecność jest całkowicie uzasadniona (Greenberg 2022). W tym artykule wskażę 8 taktyk, jak przeciwdziałać nieobecności, ale również jak ją wykorzystać (plan B) na swoją korzyść. Na końcu wywiad z Janem Pawlakiem, który prezesuje klubowi Toastmasters w Katowicach i to klubowi anglojęzycznemu.

Niska frekwencja może negatywnie i pozytywnie wpłynąć na organizację 

Może to zabrzmieć dziwnie, ale niska frekwencja może zapewnić kilka interesujących okazji do interakcji w twojej grupie. Kiedy się nad tym zastanowić, są rzeczy, które możesz zrobić z grupą 4 osób, których nie możesz zrobić z grupą 14 lub więcej osób (O'Neal 2022).
Jednak, gdy ktoś jest stale nieobecny, może to wpłynąć na morale jego współpracowników. Kiedy inni angażują się połowicznie, może to zmniejszyć twój entuzjazm, pewność siebie i chęć wychodzenia poza to, co konieczne. To zaś może wywołać efekt kuli śnieżnej. Zmniejsza produktywność, zwiększa konflikty i powoduje większą rotację. Błędne koło. Niska frekwencja obniża morale, a obniżone morale może zwiększyć absencję.

8 wskazówek, jak poprawić frekwencję

1. Moduluj poziom ekscytacji

Od czasu do czasu zmieniaj porządek, aby utrzymać poziom wskazanej ekscytacji. Jednym ze sposobów na to jest zmiana miejsca spotkania lub sam wystrój miejsca, układ krzeseł czy unikalna agenda.

2. Załóż 'zespół telefoniczny’

Monitoruj frekwencję i jeśli zauważysz spadek frekwencji, zwróć uwagę na to, kto jest nieobecny. Dzwońcie ty i twój zespół do członków i zachęcaj do przychodzenia na spotkania. Poza tym rozmowy telefoniczne są lepsze od e-maili, które wydają się bezosobowe, mechaniczne.

3. Z troską i współczuciem

Łatwo założyć złe pobudki, ale nieobecny może mieć problemy z transportem lub spotkanie koliduje z innym. Może ma do czynienia z trudną sytuacją osobistą. Ważne jest, aby słuchać i być empatycznym. Dzięki otwartej komunikacji może się okazać, że znajdzie się rozwiązanie, które mu odpowiada.

4. Biuletyn dla członków

Biuletyn, choćby darmowy z LinkedIn, to łatwy i skuteczny sposób komunikowania wydarzenia, zbierania rejestracji i publikowania aktualizacji.

5. Planuj z wyprzedzeniem

Skuteczne planowanie, a w przypadku cotygodniowych spotkań, opublikowana agenda miesiąc do przodu – gwarantuje, że spotkanie jest wyczekiwane, co pomoże zwiększyć frekwencję (Brady 2022).

6. 'Afterki' są zasadą

—Już cieszę się na spotkanie! Jak często słyszysz takie śliczne kłamstwo! Bardzo często znaczy to: będę, na spotkaniu, ale to czego wyczekuję z utęsknieniem, to wyjście do pubu „po”. Potrzeby mamy te same, różnimy się tylko taktykami ich realizacji. Uszanuj to.

7. Ten stary sms

Zaimplementuj przypomnienia tekstowe. Może to dziwne, ale działa. Jeśli nie ‘przesolisz’. 

8. Zadbaj o dostępność

Dostępność to standard. Masz agendę tylko po angielsku? Zrób dwujęzyczną. Masz spotkanie z fizycznym kontaktem, zadbaj o tych, dla których kontakt jest trudny lub niemożliwy. 

Plan B

Gra

Niska frekwencja nie powinna zaskakiwać. W czasach popandemicznych, brak kontaktu fizycznego staje się regułą, a bycie online – zasadą. Pół biedy, jak uczestnicy są, poprzez technikalia. Gorzej, jak nie ma ich w żadnym trybie. 

Spotkania przy niskiej frekwencji, jeśli masz w zanadrzu taki plan B – to świetny moment, aby wyciągnąć wtyczkę z własnego schematu i otworzyć się na dyskusję. Ludzie często czują się bardziej komfortowo, zadając pytania na głębszym poziomie – w mniejszej grupie – niż w grupie składającej się z wielu osób — to samo dotyczy zadawania pytań, które ujawniają skrywane wątpliwości.

Tak zauważa Sam O'Neal, ale ja także intuicyjnie od lat odmawiam pójścia na duże imprezy a przychylam się do mniejszych. W mniejszej grupie czuję się bardziej komfortowo i dyskusja nie zamienia się grupki obcych sobie osób, ucinających pogawędki o pogodzie. Lubię głębokie i gorące rozmowy strasznie! —Dyskusje bez ognia, do ognia! Jak mawiał mój mentor.
Przygotuj karty. Bądź kreatywny. Spotkanie 5 osobowe, na którym musimy omówić nudny raport, można zamienić... w towarzyską grę. 

Ostatnio omawialiśmy wyniki ankiet w 5 osobowym zespole, ale zamiast omawiania punkt za punktem – wydrukowaliśmy pytania i wykresy jak karty do gry. Zadbaliśmy o rewers i awers, posklejaliśmy kartki wydrukowane na dobrym papierze. Jednak karty to początek: podzieliliśmy duży stół taśmą ozdobną (wiesz, taką z gęsią skórką) i zrobiłem 4 ćwiartki jak w macierzy Eisenhowera. A potem zaczęliśmy zabierać ze środkowego stosu, wpierw sortując na 4 ćwiartki, a potem omawiając ćwiartka po ćwiartce, zaczynając od… „ważnych i niepilnych”. Generał byłby dumny! Oczywiście z tej okazji nie spodziewaliśmy się tłumów, ale pomysł na plan B zawsze miej w zanadrzu. 

Jasne granice

Nie twierdzimy, że cieszy nas niska frekwencja. Lubimy udane spotkania i wartościowe. Jak są wartościowe, a przychodzą sami organizatorzy, jest to niezwykle zniechęcające. 

Poświęć więc swój wolny czas na przemyślenie swoich oczekiwań i omów to z zespołem. Oto przykładowe kwestie do przemyślenia:

1. Czego oczekujesz od członków swojej grupy pod względem obecności?
2. Jakie granice chcesz wyznaczyć, jeśli w ogóle?
3.Jak chcesz je egzekwować?

Bibliografia

  1. Brady, Johnson (2022): Tips for retaining members and promoting your meetings. Wolcott, USA, dostępne na stronie internetowej: https://destinationcolorado.com/blog/retaining-members-promoting-meetings/ w dniu 08.12.2022.
  2. Greenberg, Andrew (2022): How to Speak With Employees About Poor Attendance. ContractRecruiter.com, dostępne na stronie internetowej: https://www.contractrecruiter.com/speak-employees-poor-attendance/, ostatnia aktualizacja 07.12.2022.
  3. O'Neal, Sam (2022): When Group Attendance Is Spotty, dostępne na stronie internetowej: https://www.smallgroups.com/articles/2015/when-group-attendance-is-spotty.html w dniu 07.12.2022.

Jak można przeciwdziałać niskiej frekwencji?

Zapytaliśmy Prezesa (anglojęzycznego) klubu mówców i liderów Silesia Speech Masters Toastmasters Katowice, Jana Pawlaka. Oto kilka pomysłów:

1. Personalizacja.

Aby zwiększyć frekwencję na spotkaniach należy to spotkanie odpowiednio spersonalizować. Spotkanie „ogólnie o przemawianiu” może nie być tak atrakcyjne. Należałoby się zastanowić czego chcą członkowie klubu – na przykład zapytać ich o to za pomocą ankiet. A potem dostosować spotkania do ich potrzeb. Tak samo z nowymi członkami. Nie ma sensu próbować złapać wszystkich klientów. Specjalizacja może być siłą a nie słabością, bo mówimy do konkretnych ludzi, spełniamy konkretne potrzeby i łatwiej przekonać zainteresowanych, że jesteśmy miejscem specjalnie zaprojektowanym dla nich.

2. Podkreślanie aspektu społecznego.

Po pandemii wielu ludzi zostało bardzo osamotnionych. Nie wszystkim wystarcza kontakt przez whatsuppa, czy inne komunikatory. Ludzie są z natury ssakami stadnymi i pragną kontaktu społecznego. Robienie czegoś wspólnie może być największą siłą naszego klubu jeśli ją wykorzystamy. Można zacząć od zwykłego spotkania, przez afterparty by się lepiej poznać aż po specjalne luźne spotkania tylko poświęcone integracji, które mieliśmy wdrożyć w planie sukcesu klubu, można też się zastanowić nad wspólnymi wyjazdami (...).

3. Wprowadzić więcej różnorodności.

Starzy członkowie mogą być znudzeni stałą formułą spotkania i powtarzania czegoś non stop w ten sam sposób. Od czasu do czasu organizujemy szkolenia Gorących Pytań i Storytellingu co cieszy się popularnością. Można wprowadzić jeszcze kilka innych oryginalnych spotkań, wzorem polskiego klubu, jak spotkanie z odwróconą agendą, czy spotkanie po ciemku, albo wiosną spotkanie na świeżym powietrzu. Można by też zorganizować demo meeting na przykład w jakiejś knajpce czy gdzieś na uczelni co również mogłoby być powiewem świeżości.

4. Zaktywizować przez danie wyzwania.

Ta idea pochodzi z artykułu o tym jak zwiększyć frekwencję w klubie fitness ale może sprawdzić się też w Toastmasters. Zachęcanie ludzi do wyzwań, stawianie przed nimi ambitnych celów może ich zachęcić do częstszego przychodzenia (...). Zostało mało czasu do końca roku. Ale może to właśnie zaleta? Może można by ogłosić maraton mów, wyścigi, liczyć każdą mowę jako punkt w tej grze zespołowej, potraktować to jako wyzwanie i może ludzie przychodziliby choćby by zrobić przemówienie?

5. Pamiętać o podmiotowości członków.

Przy wymyślaniu wszystkich sposobów na zachęcanie ludzi do przyjścia, trzeba pamiętać że najważniejszy powód dla którego ludzie przychodzą to dlatego, że chcą przychodzić. Jest to wynikiem ich autonomicznej woli. I tak należy traktować członków – pozwalać im na rozwijanie swoich własnych inicjatyw, swoich własnych pomysłów. Pozwolić im na osobisty wkład w życie klubu. Wysłuchać ich zdania na temat kierunku w którym klub podąża i pozwolić im być współautorem tego projektu. Gdy będą go współtworzyć, chętniej będą w nim współuczestniczyć.

6. Planowanie spotkań i przypominanie o spotkaniach.

To nad czym musimy popracować to przygotowywanie wydarzeń ze spotkaniami na czas, zapraszanie na nich gości, przypominanie o nich wszystkim zainteresowanym. Ma to znaczenie zwłaszcza w przypadków nowych członków i gości, większa równomierność takich ogłoszeń dałaby większy poziom zaufania i każdy by wiedział, że w środę trzeba sobie zarezerwować czas na spotkanie. Każdy by też tego spotkania wyczekiwał. Niektóre źródła wspominają o dzwonieniu i wysyłaniu smsów z przypomnieniami o spotkaniach. Niestety w dzisiejszych czasach ludzie coraz częściej nie odbierają telefonów, wolą wiadomości tekstowe na które mogą odpisać w późniejszym dogodnym dla siebie terminie. Ale sama idea osobistego przypominania o spotkaniu jest bardzo dobra. Zwłaszcza jeśli chodzi o gości i nowych członków.

7. Angażowanie ludzi podczas spotkania.

Jedną z metod sprawienia by muzeum broni było atrakcyjniejsze dla gości było to, że pozwolono zwiedzającym wejść do prawdziwego czołgu i poczuć jak to jest w środku. Jednym ze sposobów na zwiększenie frekwencji w klubie jest zaangażowanie jak największej ilości osób w robienie czegoś. U nas ze względu na ilość członków, każdy z nas pełni jakąś rolę. To samo dobrze zapewnić gościom i przynajmniej zaprosić ich do gorących pytań. Spotkanie toastmasterowe jest dwa razy przyjemniejsze gdy się w nim uczestniczy na tych samych prawach.

8. Marketing

Powinniśmy popracować nad marketingiem. Podobno w dzisiejszych czasach najlepiej działa marketing szeptany. Ludzie są bombardowani reklamami ze wszystkich stron więc jak poleci im coś przyjaciel, to od razu ma to większą wiarygodność niż szum płatnych wiadomości. Starzy członkowie albo już nie mają ochoty zapraszać znajomych na spotkanie, albo już wszystkich który potencjalnie mogliby przyjść zaprosili. Należałoby nowych członków zapytać czy mogliby nas polecić swoim znajomym. Trzeba też się przyjrzeć naszym Social Mediom. Słyszałem opinię, że za dużo na nich memów i rozrywki a za mało komunikacji o tym co robimy i kim jesteśmy. Z pewnością Marketing można by usprawnić. Mamy dużo polubień na naszej stronie, ale raczej mało osób przychodzi i mało dołącza do klubu.

Oto linki, którymi się wspomagałem. Niektóre są egzotyczne, jak zdobywanie gości przez muzeum broni. Innych nie używałem, na przykład tych gdzie sugerowano by uczestnicy szkolenia dodatkowo za nie płacili by uważać je za bardziej wartościowe, choć i takie podejście jest w pewnych warunkach uzasadnione.
Jan Pawlak 13-12-2022 16:27
Tagi
Piotr Janulek

Autor: Piotr Janulek

Redaktor „Coach’s Workshop” to przedsiębiorca z 1997 roku, który buduje mosty między edukacją a biznesem. Prowadzi platformę akademia-nauki.eu, skupiającą się na rachunkowości, komunikacji i rozwoju osobistym. Interesują go media społecznościowe, rachunkowość, innowacyjne modele biznesu oraz zarządzanie oparte na dowodach.

Prześlij komentarz

0 Komentarze

Wskaż błąd lub skomentuj